Диагностичен анализ на дейността на лечебните заведения – част II: Многомерен модел, алгоритъм и диагностични карти

Въведение

Ефективното управление на лечебното заведение изисква едновременно проследяване на вътрешни и външни фактори, резултати, ресурси и взаимовръзки. Диагностичният анализ превръща разпръснатите данни за дейността в управленска информация, чрез която могат да се откриват отклонения, силни страни, зависимости и области за подобрение.

Подходът е многомерен, защото отделен финансов, медицински или организационен показател не е достатъчен за обективна оценка на сложна здравна организация. Необходим е баланс между клинични, икономически, управленски, ресурсни, човешки и обществени измерения.

Цел

Да се предложи практически приложим многомерен модел за диагностичен анализ на лечебното заведение, който да подпомага управленските решения чрез структурирана последователност от анализ, система от показатели и диагностични карти по ключови направления на дейността.

Многомерен модел: 12 ключови направления

Моделът обхваща 12 направления, разпределени балансирано между вътрешната дейност, резултатите и средата:

1. Управление
2. Клиенти
3. Ефективност
4. Медицинска перспектива
5. Финансова перспектива
6. Служители
7. Капацитет и ресурси
8. Вътрешни процеси
9. Обучение и иновации
10. Външна микросреда
11. Външна макросреда
12. Ползи за обществото

За всяко направление е разработена отделна диагностична карта със сходен брой групи показатели, така че анализът да не бъде доминиран само от една перспектива.

Три равнища на приложение

Обхватът на анализа се адаптира към управленската цел:

• оперативен диагностичен анализ — краткосрочен анализ до 1 година с фокус върху управление, клиенти, ефективност, медицинска и финансова перспектива, служители, капацитет и ресурси;
• комплексен диагностичен анализ — период от една и повече години, допълнен с вътрешни процеси, обучение и иновации и външна микросреда;
• стратегически диагностичен анализ — разширен с ползи за обществото и външната макросреда, за да подпомага стратегическия мениджмънт.

Алгоритъм: 3 основни етапа

Практическото приложение е организирано в 3 основни етапа:

1. Подготвителен етап — план и екип; избор на методически апарат; дефиниране на проблема; ключови и уточняващи въпроси; показатели; източници и методи за събиране на данни.
2. Аналитичен етап — измервания, събиране и анализ на данните; установяване на общи изменения и количествено влияние.
3. Заключителен етап — изготвяне и обсъждане на аналитичен доклад с експертна оценка и препоръки за подобрение.

Диагностична матрица

Матрицата за диагностика структурира аналитичната работа чрез 6 взаимосвързани елемента: ключово направление, главни въпроси, допълнителни въпроси, показатели за измерване, източници на данни и методи за събиране на данните.

Така всяко управленско твърдение трябва да може да бъде проследено назад до конкретен въпрос, показател, източник и метод за набиране на информация.

Избор на показатели

Показателите трябва да бъдат конкретни, количествено измерими, надеждни, валидни, съпоставими между лечебни заведения и практически достъпни за изчисляване. Те трябва да характеризират съответното ключово направление и да имат реална управленска стойност.

За ключовите показатели се определя целево ниво (target level) — стойността, която показателят трябва да достигне при желаното равнище на ефективност. Целевите нива могат да се основават на исторически и статистически данни, benchmarking, стандарти, договорни изисквания или експертна оценка.

Източници и качество на данните

Информационното обезпечаване включва определяне на източниците и методите за събиране на данните, проверка за пълнота, достоверност и логическа последователност, както и осигуряване на съпоставимост. Аналитичният резултат е толкова надежден, колкото са надеждни входните данни.

Диагностични карти

Дванадесетте диагностични карти превръщат концептуалния модел в практически инструмент. Те позволяват последователно преминаване от управленски въпроси към показатели и интерпретация и могат да бъдат използвани при стратегически анализи, бизнес планове, годишни доклади, вътрешни оценки и организационни подобрения.

Информационни технологии и Business Intelligence

Информационната поддръжка е разгледана като еволюция от базови системи към интегрирани информационни системи, ERP и Business Intelligence. ERP системите подпомагат единното планиране и контрол на материални, човешки, финансови и времеви ресурси, докато Business Intelligence превръща данните в информация и знание за управленски решения.

BI архитектурата включва Data Warehouse и аналитични слоеве като Queries & Reports, OLAP и Data Mining. Целта не е просто автоматизация, а преминаване към управление, основано на анализ на реални данни и разпознаване на тенденции и закономерности.

Основни приноси

• концептуализиране на 12-измерен балансиран модел за лечебното заведение;
• разграничаване на оперативен, комплексен и стратегически обхват на анализа;
• създаване на алгоритъм с 3 последователни етапа;
• разработване на матрица за диагностика, която свързва въпроси, показатели, източници и методи;
• разработване на 12 практически диагностични карти;
• включване на целеви нива, benchmarking и надеждност на показателите като основа за интерпретация;
• интегриране на ERP и Business Intelligence като технологична среда за диагностичния анализ.

Изводи

Диагностичният анализ е управленски процес, а не еднократно изчисляване на показатели. Стойността му възниква от системното свързване на цели, въпроси, измерители, данни, интерпретация и управленски действия.

Многомерният подход намалява риска лечебното заведение да бъде оценявано само през финансова или клинична перспектива и позволява едновременно наблюдение на организационния капацитет, процесите, хората, средата, ефективността и обществената стойност.

Научни ключови термини